I rapporti con fornitori e partner nell’ambito dell’organizzazione di un evento non sono così semplici e scontati come potrebbe sembrare e no, non basta pagare per ottenere il servizio desiderato. Un’agenzia eventi preparata sa bene che il rapporto con fornitori e partner è molto complesso e articolato, soprattutto perché è da questi che deriva una buona percentuale di riuscita dell’evento. Ecco perché abbiamo pensato di fornirti alcuni spunti utili e interessanti per acquisire maggior successo nelle transazioni e nella scelta dei servizi per eventi.

 

Il metodo Van Halen

Una curiosità che circola per il web riguarda il cosiddetto Metodo Van Halen e si, si riferisce al popolare gruppo musicale hard rock statunitense. Secondo quanto si legge su varie riviste lo staff incaricato di organizzare gli eventi concerto dei Van Halen riportavano come condizione essenziale la presenza nel backstage di un contenitore di M&M’s, i famosi cioccolatini colorati a forma di bottoncino. La curiosità della richiesta risiedeva nel fatto che era espressamente richiesto un contenitore pieno di questi cioccolatini ma se ce ne fosse stato anche solo uno di colore marrone, il contratto con l’organizzatore sarebbe stato immediatamente sciolto.

 

Il cioccolatino marrone

Quella che potrà sembrare una richiesta assurda, in realtà era una scelta estremamente strategica e che procurò il nome di Metodo Van Halen. Difatti questa curiosa condizione serviva ad appurare che l’organizzatore avesse letto interamente le specifiche organizzative, mostrando così affidabilità ed efficienza. Era questo il trucco per assicurarsi un’organizzazione perfetta e accurata e riteniamo che, anche se si trattasse di una fake news che circola per il web, questo sia un importante spunto per imparare a gestire il rapporto con fornitori e partner.

 

La cura dei rapporti

La cura dei rapporti, quindi, prevede un sapiente mix di fiducia e rispetto delle scadenze e dei compiti assegnati. La condizione essenziale affinché tutto vada liscio, tuttavia, è la chiarezza preventiva degli accordi, senza la quale ogni errore o imperfezione può essere ricondotta ad una sbagliata o differente interpretazione. Affinché gli accordi siano chiari, quindi, occorre mettere nero su bianco quali sono le regole del rapporto o della partnership in modo che nessuno possa obiettare con personali interpretazioni in caso di intoppi.

 

I tempi e la chiarezza sono fondamentali

Quanto alla scelta, invece, il nostro suggerimento è quello di valutare sempre più preventivi senza farsi ingannare o attrarre da promesse economiche troppo al ribasso. Non è detto che un costo elevato sia sinonimo di qualità com’è vero il contrario, per cui il prezzo non è una variabile molto indicativa ai fini della scelta. Ciò che conta è il valore del servizio offerto determinato attraverso una attenta analisi delle proposte ricevute che non bisogna mai accettare con troppa fretta. Per questo conviene sempre attivarsi per tempo senza ridursi a ridosso della data dell’evento, altrimenti si rischia una collisione con i fornitori o con i partner e il clima tenderà subito a surriscaldarsi. Se le condizioni sono chiare e c’è il tempo per rimediare ad eventuali errori, invece, il successo dell’evento sarà più che assicurato.