Se hai deciso di cominciare a interessarti di eventi aziendali non possiamo che complimentarci con te perché hai compreso l’importanza di queste occasioni per il tuo business e per la sua reputazione. Difatti gli eventi, a prescindere dalla tipologia, sono le occasioni perfette per farsi conoscere a nuovi clienti, per stringere nuove collaborazioni e per migliorare il clima tra dipendenti e collaboratori. Ecco quindi una piccola lista di consigli da mettere in  pratica per organizzare eventi perfetti.

L’importanza di affidarsi ai professionisti

Per organizzare un evento ci vuole molto tempo per cui se le tue giornate lavorative non ti lasciano neanche il tempo per mangiare sicuramente non potrai prendere in carico anche questa incombenza. È per questo che il nostro primo suggerimento riguarda l’importanza di affidare il tutto ad una buona agenzia di organizzazione eventi Perugia.

 

Pensa prima di agire

Come qualsiasi occasione della vita il ragionamento deve sempre precedere l’azione perché in questo modo si ottengono sicuramente risultati migliori. Nel caso degli eventi dovrai preventivamente ragionare su costi, opportunità, benefici e obiettivi. Perché devi organizzare l’evento? Quali sono le finalità? Chi sarà presente? Chi vorresti coinvolgere? Quali sono i partner migliori? Rispondendo a queste domande avrai creato un piano d’azione che ti aiuterà a declinarne lo stile, il tipo di comunicazione e tutti i dettagli che lo rendono unico, originale e ben pianificato.

Datti delle scadenze e rispettale

Procrastinare con la visita dal dentista, con il bucato da lavare e con qualsiasi altra attività della nostra vita conduce ad un effetto “collo di bottiglia” per cui il lavoro si intasa, gli impegni si accavallano ed il risultato finale è pessimo. Nell’organizzazione di un evento occorre darsi delle scadenze e rispettarle perché in ballo c’è la reputazione della tua azienda. Per esempio se tardi a prendere contatti con i fornitori potresti non ricevere in tempo le merci facendo una pessima figura.

Fai bene i conti con spese ed entrate

Non c’è cosa peggiore a fine evento che ritrovarsi con spese salatissime non preventivate. Questo accade quando non si definisce un budget e non si stabiliscono accordi chiari con i fornitori. Se l’evento prevede un biglietto di ingresso a pagamento il discorso resta uguale perché ci si può ritrovare con incassi inferiori alle spese e, quindi, l’unica soluzione resta quella di rimetterci di tasca propria.

Evita di fare scelte troppo cheap

Cheap è un termine inglese che significa “poco costoso” o “economico” ma che non ha niente a che vedere con il sinonimo di “low cost”. Se l’evento prevede di omaggiare i presenti con gadget come penne, pennette USB, taccuini per prendere appunti e simili non c’è cosa peggiore che fornire materiali scadenti, non funzionanti e vistosamente a risparmio. Sul mercato esistono alternative low cost ma non cheap e che fanno una bella figura pur costando pochissimo. Prenditi un po’ di tempo per cercare le soluzioni migliori di gadget e vedrai che potrai risparmiare sulla spesa offrendo comunque oggetti di valore funzionale ed estetico. La reputazione passa anche da questi piccoli dettagli!